Con el creciente volumen de datos recopilados y la disponibilidad de herramientas tecnológicas para mejorar la eficiencia y eficacia en procesos empresariales, las organizaciones deben adaptarse a las nuevas normativas para garantizar la protección adecuada de la información personal. La Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) ha emitido recientes resoluciones que establecen lineamientos específicos sobre cómo manejar el tratamiento de datos personales a gran escala.

Este pequeño artículo busca proporcionar una visión clara y práctica sobre: (1) qué constituye un tratamiento a gran escala; (2) cómo identificar cuándo se está realizando este tipo de procesamiento; y, (3) cuáles son las obligaciones legales a cumplirse. Es fundamental que las empresas conozcan estos aspectos para asegurar el cumplimiento normativo y evitar sanciones o daños reputacionales.

1. ¿Qué constituye un tratamiento de datos personales a gran escala?

El tratamiento a gran escala no se define únicamente por la cantidad de datos, sino por el impacto que dicho tratamiento puede generar. Se trata de operaciones que, por su magnitud, alcance o naturaleza, incrementan significativamente los riesgos para los derechos y libertades de las personas.
En términos generales, un tratamiento será considerado a gran escala cuando concurran uno o varios de los siguientes elementos:

• Un número elevado de titulares afectados, lo que amplifica el potencial impacto de cualquier incidente o uso indebido.
• Grandes volúmenes de datos personales, incluyendo bases de datos extensas o sistemas de información masivos.
• Tratamiento de categorías sensibles de datos, como información biométrica, de salud o financiera.
• Procesamientos continuos o sistemáticos en el tiempo, que implican monitoreo o análisis permanente.
• Cobertura geográfica amplia, que puede involucrar múltiples jurisdicciones o regiones.

Este tipo de tratamiento implica una exposición mayor al riesgo, lo que justifica un estándar reforzado de cumplimiento normativo. La lógica regulatoria es clara: a mayor escala, mayor responsabilidad.

La normativa de protección de datos personales busca garantizar que todo tratamiento de datos sea lícito y transparente, otorgando un especial énfasis al tratamiento a gran escala debido a su naturaleza. Por cuanto, estos tratamientos, pueden involucrar grandes volúmenes de datos personales, afectar a un elevado número de titulares, implicar usos prolongados de información e impactar a diversas ubicaciones geográficas.

Dado su alcance, pueden entrañar riesgos significativos para los derechos y libertades de las personas, lo que justifica una mayor atención en su regulación y supervisión para asegurar que se cumplan los principios de protección de datos y se mitiguen los posibles impactos negativos, de forma preventiva mas no reactiva.

2. ¿Cómo identificar si su empresa realiza un tratamiento a gran escala?

La normativa ecuatoriana prevé dos mecanismos para determinar si un tratamiento califica como a gran escala:

(1) casos automáticos; y, (2) fórmula de cálculo. Sobre los casos automáticos, la normativa y la SPDP han reconocido expresamente ciertos tratamientos como a gran escala debido a su naturaleza. Estos casos están claramente establecidos y no requieren un análisis adicional. A manera de ejemplo, son aquellos relacionados al tratamiento de datos biométricos, sistemas de videovigilancia en espacios públicos, procesos de perfilamiento, entre otros.

Si un tratamiento no consta en el listado, es necesario aplicar una fórmula de cálculo que analiza diversas variables. Si estas variables superan un umbral determinado, el tratamiento se considera a gran escala. Las variables utilizadas en este análisis son: (1) número de titulares; (2) volumen de datos personales; (3) categorías de datos personales, (4) frecuencia del tratamiento; (5) duración del tratamiento; y, (6) alcance geográfico. Cada una de estas variables tiene rangos y valores que van desde un menor hasta un mayor impacto. A medida que las variables aumentan, el tratamiento se clasifica como a gran escala.

3. ¿Cuáles son las obligaciones legales aplicables?

Finalmente, en lo que concierne a las obligaciones, se debe tener en consideración que una vez que una organización identifica que realiza tratamientos de datos personales a gran escala, la normativa establece una serie de obligaciones adicionales. En ese sentido, las organizaciones deben: (1) agregar información en el registro de actividades de tratamiento; (2) realizar una evaluación de impacto; (3) designar un delegado de protección de datos; (4) realizar auditorías periódicas para identificar que el tratamiento cumpla con los principios normativos; e, (5) informar a los titulares sobre esta condición respecto del tratamiento.

El tratamiento de datos a gran escala no es una excepción en el entorno empresarial actual: es, en muchos casos, una condición necesaria para operar y competir. Sin embargo, también representa uno de los mayores focos de riesgo regulatorio y reputacional.
Las organizaciones que logren identificar oportunamente estos tratamientos y adoptar un enfoque preventivo no solo evitarán sanciones, sino que generarán confianza, fortalecerán su reputación y convertirán el cumplimiento en una ventaja competitiva.

Hoy, más que nunca, gestionar datos a gran escala no es solo una cuestión tecnológica, sino una decisión estratégica.

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